Quelle différence entre cahier de liaison et registre de sécurité ?

Le cahier de liaison est un outil interne de transmission entre vendeurs. Le registre de sécurité est obligatoire dans un établissement recevant du public et recense notamment les contrôles et travaux de sécurité. Ils ne se mélangent pas.

Un assistant IA peut-il remplacer le cahier de liaison ?

Non. Le cahier dit ce qui se passe cette semaine ; l'assistant répond à partir de ce qui est stable, les procédures et les fiches. Le cahier sert en revanche à repérer les procédures à écrire.

Cahier de liaison en magasin : ce qu'il doit contenir

Un cahier de liaison de magasin sert à une seule chose : que la personne qui arrive sache ce que la personne qui part n'a pas fini. Il tient en cinq rubriques (commandes clients, clients à rappeler, livraisons, incidents, consignes du jour) et chaque note dit qui l'a écrite, quand, et qui doit agir.

Les cinq rubriques

Rubrique	Ce qu'on y écrit	Exemple
Commandes clients	Produit, date de commande, somme versée et sa nature, délai annoncé	« Pointure 39 commandée le 12/11, arrhes versées, prévenir à réception »
Clients à rappeler	Prénom ou nom, objet, créneau, qui rappelle	« Rappeler pour la retouche d'ourlet, jeudi après-midi »
Livraisons	Ce qui est arrivé, ce qui manque, ce qui est à retourner	« Colis fournisseur abîmé, photos prises, réserve à faire »
Incidents	Écart de caisse, panne, alarme, client mécontent	« Terminal de paiement coupé 20 minutes, rappelé le prestataire »
Consignes du jour	Ce qui change aujourd'hui seulement	« Vitrine refaite demain matin, ne pas déplacer les mannequins »

La rubrique « commandes clients » mérite un soin particulier. Une somme versée d'avance n'a pas les mêmes effets selon qu'elle est un acompte ou des arrhes, et l'Institut national de la consommation rappelle que, si rien n'est précisé, il s'agit d'arrhes (article L214-1 du Code de la consommation). Notez la nature exacte de la somme, telle qu'écrite sur le bon de commande. Voir commande client : acompte ou arrhes.

Ce que le cahier n'est pas

Pas le registre de sécurité. Celui-ci est obligatoire dans un établissement recevant du public, même de 5e catégorie, selon la fiche F31684 d'entreprendre.service-public.gouv.fr. Il recense notamment le personnel chargé de la sécurité incendie, les consignes, les dates de contrôles et de travaux. Une alarme qui se déclenche peut être notée dans le cahier pour l'équipe ; la vérification de l'installation, elle, se consigne dans le registre.
Pas un fichier clients. N'y notez que ce qui sert à la tâche : un nom et un objet de rappel, pas une conversation entière ni un avis sur la personne.
Pas un lieu de décision. Un remboursement exceptionnel, une remise, un litige : la note dit « à voir avec le responsable », elle ne promet rien.

Papier, tableur ou outil partagé

Le format importe moins que la règle d'usage. Trois règles suffisent :

Lu à chaque prise de poste, avant d'ouvrir la caisse. C'est une étape de la procédure d'ouverture.
Chaque note est close par celui qui l'a traitée : « fait, client prévenu le 14/11 ».
Une fois par semaine, le responsable relit les notes ouvertes depuis plus de sept jours.

Le lien avec un assistant d'équipe

Le cahier et l'assistant ne font pas le même travail. Le cahier contient ce qui change chaque jour ; l'assistant répond à partir de ce qui est stable : procédures, fiches produits, politique d'échange, conditions de commande. Mélanger les deux expose à des réponses périmées : une consigne du jour n'a pas à devenir une règle permanente.

Le cahier sert en revanche à nourrir l'assistant. Relisez-le chaque mois avec une question : quelles notes reviennent ? Si la même question revient (« comment on fait une réserve sur un colis abîmé ? »), c'est qu'il manque une procédure écrite. Écrivez-la, donnez-la à l'assistant, et la question quittera le cahier.

Par exemple, une librairie qui note chaque semaine « client a demandé si on peut commander un livre épuisé » peut écrire une fiche « commande d'un titre épuisé : ce qu'on vérifie, ce qu'on répond, qui s'en occupe ». L'assistant y répond ensuite à tous les vendeurs de la même manière.

Les documents qui sortent du cahier

Une procédure de réception de marchandise et de réserves sur colis.
Une fiche par type de commande client (produit en stock chez le fournisseur, produit à fabriquer, produit épuisé).
Une conduite à tenir par incident courant (terminal en panne, alarme, écart de caisse).
Les réponses validées aux questions des clients qui reviennent. Voir les questions des clients au téléphone.

À vérifier

Chaque vendeur, saisonnier compris, sait où est le cahier et quand le lire.
Les commandes notées indiquent la nature de la somme versée.
Aucun code, mot de passe ou identifiant bancaire n'y est écrit.
Le cahier ne contient rien qui ne serve plus : les notes closes s'archivent.